何もDX化できていない会社はまず最初に何をやるべきか

April 26, 2021

DX化初めの一歩

DX化と聞いて何を想像するでしょうか。
リモート会議ができる様にすること?データのデジタル化?リアルタイムの在庫情報共有?

残念ながら日本では、いまだに FaxやWindowsXPが現役だったりする会社がたくさんあります。
そのような状態から、DX化に大きく舵を切ることはなかなか難しいでしょう。

DX化は「できる範囲で」「すこしずつ」行うことがスムーズに移行するための秘訣です。

この記事では全くDX化と無縁だった企業を念頭に、「まず」最低限準備するとしたら何を準備すれば良いか、一つの案として「やるべきこと」を記載します。

ポイントは

・できるだけお金をかけない
・最低限必要なことを実施する

です。

何よりもまず準備すべきことは?

一番最初に手をつけるべきは、ドメインの取得です。

ドメインとはインターネット上の「住所」のようなもの。
例えば、NTT東日本ならば「ntt-east.co.jp」がドメインに当たります。

このドメインは会社のホームページやメールアドレスなどに使用できます。

ドメインはその会社を表現しますので、例えばGoogleの無料のメールアドレス「gmail.com」で営業メールが送ったとすると「このメールは本当に会社から送られてきたのだろうか?それとも詐欺目的のなりすましだろうか?」と怪しく思われて当然です。

まずは会社のドメイン取得を必ず行うべきです。

ドメインの取得は「ドメイン会社」と呼ばれる業者経由で取得することが一般的です。

ドメイン会社は

Googleドメイン

お名前.com

などが有名です。

ドメインの費用は取得するドメインの種類によって異なります。

試しにGoogleドメインにて「田中運送」のドメインを検索してみましょう。

GoogleドメインHP

画面左下の検索画面に取得したいドメイン名を入力・検索して、ドメインが取得できるか確認します。

田中運送を英文にすると「Tanaka Transportation」になりますが、「運送」の部分を敢えて「unsou」と表記してドメイン登録されている会社も多いです(同じように「商店→shouten」「商事→shoujiもしくはshoji」などの例も見られます)。

日本の会社の場合、末尾が「co.jp」のドメインを取得している会社が多いです。この「co」は「Corporation」つまり法人を意味し、末尾の「jp」は日本を意味します。つまり「co.jp」で日本の会社を意味するのです。

ただ、この「co.jp」は既に多くの会社にて取得されてつくしてしまっており、新規で取得することが大変難しい状況です(ドメインはインターネット上の住所に当たるため、一意である必要があり重複して登録することができない)。
またGoogleドメインではこの「co.jp」の取得をサポートしていません。

現実的なドメインとしてはビジネスを表す「.biz」もしくは「.jp」などでしょうか。

試しに「tanaka-unsou.jp」としてドメインが登録できるか確認してみましょう。

検索結果をみると確保が可能な様です。


取得に必要な金額は4,600 円/年。
この金額を払うことで、このドメインを1年間占有し続けることができます。

ちなみに画面下のスクロールすると他の候補が出てきます。

先ほど候補として挙げた「.biz」の場合は1,700円/年と先程より安くなっています。
ドメインの人気の差によって、このように値段に差が出る様になっています。

ドメインを取得後、毎年契約を更新していく必要があります。
契約を更新を忘れた場合、ドメインが占有が解除されてしまうため、他のユーザーに確保されてしまうかもしれません。
特に人気のある「.jp」のドメインは再度契約することが難しくなる為、ご注意ください。

ドメインを取得したらメールの設定をしましょう

次に取得したドメインを使って、自社ドメインのメールを使える様にしましょう。

自社ドメインのメールを使うには、以下の方法があります。

・メールサーバーを準備する
・メールサービスを使う

前者は、いわゆるレンタルサーバーを契約してメールのアカウントを作成する方法です。
後者はクラウドサービスとして提供されているメールサービスに自社のドメインの設定をする方法です。く

例えば前述したお名前.comでレンタルサーバーを用意すると1,430円/月〜。
このレンタルサーバーはメールの他にホームページを立ち上げたり、アプリを載せることもできますが、そこまでは必要ないという方のためのお名前.comには「お名前メール」というサービスがあり、スタンダードプランならなんと1,012円で利用できます。

サーバーなどは必要ないという場合は、「Google Workspace」がおすすめです。1ユーザーあたり680円/月でGoogleのGmailに自社ドメインを使用することができます。

オールインワンなサービスGoogle Workspace

このGoogle Workspaceに加入することで、Googleが提供する様々なアプリを使用できます。
リモート会議ツールである「Google Meet」はZoomに遜色ないツールです。
Googleカレンダーから出席者に会議予定を連絡したり、スマホから会議に参加したりと必要な機能はひととおり揃っています。

Googleドライブは社内資料のオンライン化に役立ちます。
メンバーごとに参照できる範囲を設定したりでき、部署ごとに共有ファイルを分けたり、社外の人間にファイルを共有したりできます。

Google SheetsとGoogle Docsはいわゆる、MicrosoftのExcel、Wordの代替として使えます。

「まずは社内の環境を整えたい」という方はGoogle Workspaceをまず検討してみた方がよいでしょう。

「そもそもPCがなくて・・・」という方へ

もしまだWindowsXPなど古いPCを使っていたり、そもそもPCを導入していないので端末の準備が必要という場合は以下の記事が参考になるかもしれません。


「PCよりMacの方が社員の生産性や満足度が高い」とIBMが過去4年間のApple製品導入プログラムの成果を発表

IBMが社内で使用する端末をWindowsからMacに変更したところ、

・1台当たり273ドル(約3万円)~543ドル(約6万円)も削減できた

・サポート要員も大幅に削減

・社員の満足度も高くなり生産性も向上した

とのこと。

上記に加えノート型の場合、Macはケースにアルミを使用しているため非常に壊れにくく、少々落としても多少は傷がつきますが、本体はビクともしません(むしろMacの硬さに負けて、床に傷がつくくらいです)。落とすと簡単に壊れてしまうWindowsPCよりも安心感が違います。

昔はMacは高額でしたが、最近は安く性能のよい端末が多くでていますので、検討してみる価値は十分あると思います。

是非ご相談ください!
今の状態を先延ばしせず、すぐに実現の一歩を踏み出しましょう。
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